أخبار عربية ودولية

يملأ العديد من المديرين لوحات الموظفين بمهام تافهة ، فقط للحفاظ على عملهم. لماذا يخاف كبار المسؤولين من التوقف؟

W

عندما يكون الموظفون على مدار الساعة ، يتوقع معظم المديرين منهم أن يظلوا مشغولين خلال يوم العمل. قد يعني هذا إما إكمال المهام ضمن اختصاصاتهم ، أو إيجاد طرق للتأكد من أن أيديهم في بعض المشاريع المتعلقة بالعمل. حتى عندما تؤدي مهام سير العمل إلى بعض فترات التوقف عن العمل ، تكون الرسالة من الإدارة واضحة بشكل عام: اعثر على طريقة لمواصلة العمل.

إذا بدا أن العمال يعبثون بإبهامهم ، يتدخل بعض المديرين في “العمل المشغول” لإبقاء موظفيهم مشغولين. يقول راندي كلارك ، مدرب القيادة والتنمية ، المقيم في إنديانا ، الولايات المتحدة: “العمل المشغول شيء ليس له غرض”. “إنه لا يؤدي إلى الوصول إلى أي أهداف ، ولا يحسن الشخص أو العملية أو الثقافة.”

قد تتضمن أمثلة الأعمال المشغولة تجميع تقرير لا طائل من ورائه أو ترميز جدول بيانات بالألوان أو تدقيق عرض تقديمي تم التحقق منه بالفعل. أظهرت دراسة أجريت عام 2016 على 600 عامل في مجال المعرفة أنهم أنفقوا فقط 39٪ من أيام عملهم يقومون بوظائفهم الفعلية ، مع تخصيص الباقي للاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والأعمال المشغولة مثل كتابة تقارير الحالة للمديرين.

في المكتب ، قد يقوم المديرون بتعيين العمل المشغول بناءً على فحص بصري سريع لما يفعله الموظفون. لكن التحول إلى العمل عن بُعد أثناء الوباء قد تغير من ذلك ، حيث لم يعد بإمكان العديد من المديرين مراقبة موظفيهم بسهولة. بينما تشير الدراسات إلى أن العديد من الموظفين عن بُعد أكثر إنتاجية بشكل ملحوظ ، إنهم يعملون أيضًا ساعات أطول بشكل ملحوظ . هل هذا يعني أن المديرين يكلفون بمزيد من الأعمال المشغولة؟ وهل سيكون الأمر سيئًا حقًا إذا أخذ الموظفون استراحة في حين لم يكن هناك ما يفعلونه؟

الاحتفاظ بالسيطرة

جزء من مشكلة العمل الشاق هو أن بعض المديرين يساويون العمل بالإنتاجية.

التصور ليس فقط أن عامل مشغول ويبذل مجهودًا حتى أن اجتهادهم يمنحهم قيمة معنوية أعلى من زملائهم الأقل انشغالاً. يؤدي هذا إلى إنشاء ديناميكية يمكن من خلالها الحكم على اثنين من العاملين في المكتب الذين يكملون مهامًا متطابقة بناءً على انشغالهم ، بدلاً من نتائجهم. من الذي يبدو أكثر تفاعلاً: العامل المشغول الذي يتخطى الغداء لإنهاء الأمور ، أم العامل الكفء الذي ينتهي مبكرًا ويستخدم الوقت الموفر لشراء البقالة عبر الإنترنت؟

يقول المديرون ،” أريد أن يواصل الموظفون لديّ عملًا حتى أعرف أنهم يكسبون رواتبهم “- سوزان فرومان

من وجهة نظر الرؤساء ، غالبًا ما يكون العامل المشغول مشهدًا أكثر اطمئنانًا. تقول سوزان فرومان ، محاضرة في الإدارة في جامعة بنتلي ، ماساتشوستس: “يشعر الناس أنهم يدفعون لك مقابل سبب ما إذا رأوا أنك مشغول بالعمل”.

يزداد هذا الأمر في المؤسسات حيث تملي ثقافة العمل أن يعمل المديرون بأسلوب أكثر تقليدية وموثوقية ، مما يثبط الاستقلال الذاتي بين الموظفين. في هذه المؤسسات ، قد يشعر المديرون أيضًا بالضغط من رؤسائهم لإثبات أن فريقهم مشغول ومنتج. يقول فرومان: “يقول المديرون ،” أنا بحاجة إلى أن يستمر موظفو في توليد العمل حتى أعرف أنهم يكسبون رواتبهم ، لأن هناك من يراقبني للتأكد من أنني أديرهم جيدًا “.

أدى العمل عن بُعد ، في بعض الحالات ، إلى تفاقم هذا الضغط. عندما تحول الموظفون لأول مرة إلى العمل عن بُعد ، وجد العديد من المديرين عدم القدرة على مراقبة موظفيهم بصريًا أمرًا مزعجًا. ويضيف فرومان: “في حالة Covid الفورية ، شعر الرؤساء أنهم إذا لم يتمكنوا من رؤية الموظفين يعملون ، فلن يعملوا”. “لم يعتقدوا أن الموظفين كانوا منتجين ، حتى لو كانوا لا يزالون يقدمون النتائج.”

في الوقت نفسه ، أبلغ المديرون عن فقدان الثقة على نطاق واسع بموظفيهم. أظهر بحث يوليو 2020 في Harvard Business Review أن 41٪ من المديرين شككوا في دوافع موظفيهم ، وشكك ثلثهم تقريبًا في أن موظفيهم لديهم المعرفة الصحيحة أو المهارات الأساسية لإنجاح العمل عن بُعد.

عندما يشك كبار المسؤولين في أخلاقيات عمل الموظفين ، فإن أحد الحلول هو إدارة وقتهم بقائمة لا حصر لها من المهام لإبقائهم مقيدين بالسلاسل إلى مكاتبهم – حتى لو كانت بعض هذه المهام لا طائل من ورائها. تقول باربرا لارسون ، الأستاذة التنفيذية للإدارة في D’Amore: “قد لا يعرف المديرون حتى ما إذا كان الموظف قد أنهى عمله الأساسي ، لكنهم يقدمون المزيد من الأعمال المشغولة لضمان عدم انتهائهم [لهذا اليوم]”. McKim School of Business في جامعة نورث إيسترن ، ماساتشوستس. “إنه عمل يتم إعطاؤه حرفيًا فقط لضمان عمل الموظفين ، لذلك يشعر المدير أنهم ما زالوا تحت السيطرة.”

يمكن أن يكون وقت التوقف مفيدًا للغاية للموظفين – حتى يجعلهم أكثر إنتاجية – فلماذا غالبًا ما يقاوم المدراء؟ (Credit: Getty)

” نحن بالتأكيد نشغل أنفسنا “

ليس فقط المدراء هم من يساوي بين الاجتهاد والأداء الجيد. أظهرت إحدى الدراسات أن العاملين في مجال المعرفة يقضون في المتوسط ​​ 41٪ من وقتهم في العمل على الأعمال المشغولة المخصصة ذاتيًا والتي يمكن تفويضها للآخرين ، لكي تظهر أكثر انشغالًا وأكثر أهمية في العمل. يقول فرومان: “نحن بالتأكيد نجعل أنفسنا مشغولين ، لأننا نعلم أن الناس يشاهدون”.

عبر الإنترنت ، يظل الضغط لتبدو مشغولاً ، حتى لو كان ذلك يعني إضافة مهام إضافية إلى يوم العمل ، مثل إرسال رسائل لإثبات أننا مسجلون الدخول. وعلى الرغم من أن العديد من العمال يمكنهم إكمال عملهم في وقت أقل في بيئات العمل عن بُعد ، لا يزال الكثيرون يشعرون بالضغط لتعيين أنفسهم في العمل المشغول. يقول فرومان: “نشعر بالسوء حيال [عدم العمل] لأننا نعلم أننا نتقاضى أجرًا مقابل العمل طوال اليوم”. في الواقع ، أظهرت دراسة أجريت عام 2021 أن الشعور بالذنب بشأن أخذ فترات راحة مرتفع جدًا لدرجة أن 60٪ من العاملين عن بُعد في الولايات المتحدة لا يقضون أي وقتًا لأنفسهم أثناء يوم العمل.

يمكن أن يكون إغراء التعيين الذاتي للعمل المزدحم أعلى بين الموظفين الذين يخشون أن يتم تكليفهم بالعمل المشغول من قبل رؤسائهم بدلاً من ذلك. يقول فرومان إن الناس سيبدأون في فعل أشياء تجعلهم يبدون مشغولين ، “حتى يتمكن الرؤساء من الاستغناء عن العمل”.

أبلغ بعض المديرين عن حدوث فترات راحة في العمل أثناء عمليات الإعداد عن بُعد مما جعل الموظفين غير مرتاحين. يقول نيال جون لينتشون ، المدير الإداري لشركة مواد البناء ميدلاند ستون ، ومقرها أيرلندا: “عندما كان بعض موظفينا يعملون من المنزل ، لاحظت أنهم شعروا بالذنب بعض الشيء عندما كان هناك فترة توقف”. بدأ في تعيين العمل المزدحم حتى لا يزال موظفيه يشعرون بأنهم مفيدون في هذه الفترات الهادئة. “إنها ببساطة أسهل طريقة للتعامل مع الموقف.”

لكن تكليف الكثير من الأعمال المشغولة للتخفيف من الشعور بالذنب قد يعني تبديل مجموعة من المشاعر السلبية بأخرى. أظهرت دراسة أجريت عام 2018 أن 42٪ من العمال يقضون نصف وقتهم في العمل المزدحم ، وقال 71٪ إن القيام بالكثير من العمل “جعلهم يشعرون كما لو كانت حياتهم تضيع “.

التأثير المضاعف للمهام غير المجدية

على المدى الطويل ، قد يؤدي التعيين المتكرر للمهام المصممة أساسًا لإبقاء العمال مشغولين إلى الإضرار بالعلاقة بين المديرين والعاملين لديهم.

“يمكن أن يكون الأمر محبطًا جدًا للموظف البعيد” ، كما يقول لارسون. “إنها علامة على انعدام الثقة ونقص الرعاية. المأساة الحقيقية للعمل المشغول تكمن في الفرصة الضائعة. هناك الكثير الذي يمكن القيام به خلال ذلك الوقت والذي سيكون مفيدًا لكل من الموظف والشركة. “

42٪ من العمال يقضون نصف وقتهم في العمل المزدحم ، و 71٪ قالوا أن القيام بالكثير من العمل “جعلهم يشعرون كما لو كانت حياتهم تضيع”

يمكن أن تشمل هذه الفرص تكليف العامل بمهام ذات مغزى أو فرص للنمو غالبًا ما يتم وضعها في الخلفية ، مثل التدريب. قد يعني أيضًا السماح للموظفين بأخذ قسط من الراحة. أثبتت العديد من الدراسات فوائد أخذ فترات راحة منتظمة أثناء يوم العمل. من بينها تقليل التوتر و التركيز المحسن والإبداع والإنتاجية – كلها إيجابيات للموظفين ومؤسساتهم .

ولكن خاصةً عندما يقضي العمال عن بُعد ساعات طويلة بشكل متزايد ، فإن تكديس الأعمال المشغولة التي لا نهاية لها سيكون له تأثير معاكس. يقول فرومان: “يتمثل الخطر الأساسي في إرهاق الموظفين وتأثر صحتهم العقلية”. “هذه الاستقالة العظيمة هي نتيجة ، جزئيًا ، لأشخاص مرهقين لا تتم إدارتهم بشكل فعال في عملهم عن بعد لأنه لم يكن مرنًا بدرجة كافية.”

كسر الحلقة

بالطبع ، ليس كل المديرين من أنصار العمل المشغول. يؤمن لارسون بالمهام “المستندة إلى النتائج” بدلاً من المهام المستندة إلى الوقت. إذا انتهى موظفوها مبكرًا أو كان لديهم وقت لأخذ قسط من الراحة ، كما تقول ، “إذن ، بصراحة ، هذه المرونة هي جزء من المكافأة على أدائهم”.

يعتمد هذا النهج على منح الفريق الاستقلالية ، وهو أمر يصفه لارسون بأنه “محفز للغاية”. “عادةً ما يحدث هو أن ذلك يخلق حلقة حميدة ، حيث يريد الناس القيام بعمل جيد.”

يقترح راندي كلارك أن المديرين بحاجة إلى التفكير بجدية أكبر حول نوع المهام التي يوزعونها. عندما يقوم بتدريب المديرين والقادة ، ينصحهم بإبقاء الموظفين مشغولين خلال ساعات العمل ، ولكن تجنب العمل المزدحم. بدلاً من ذلك ، يجب عليهم التخطيط لفترات بطيئة ، و “البحث عن المهام التي يمكنهم تقديمها والتي ستضيف قيمة”.

في النهاية ، يجب على المديرين الذين يشعرون بأنهم محاصرون في دائرة تعيين العمل المزدحم أن يتراجعوا خطوة إلى الوراء وأن يفكروا على نطاق أوسع فيما يريده مديروهم منهم – بدلاً من السعي لإبقاء الناس مشغولين. يقترح فرومان: “ربما يبحثون عنك لتحقيق نتائج جيدة ، ونأمل أن يحتفظوا بالأشخاص الذين يسعدون بالعمل معك”.

ربما لم ينته العمل عن بُعد من فكرة أن العاملين على مدار الساعة يجب أن يظلوا مشغولين ، ولكن تغيير المواقف تجاه الإدارة يوفر بعض الأمل. إذا كانت الجداول الزمنية المرنة الآن في الطلب تبادلت ساعات العمل بالنتائج ، فيمكنهم الانشغال بالعمل معهم ، وترك عمال أكثر صحة وسعادة في أعقابهم.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى